Stor pågang i Offentlig elektronisk postjournal
De siste dagene har antallet innsynskrav gjennom Offentlig elektronisk postjournal (OEP) normalisert seg. Derfor fjerner Difi den tekniske begrensningen på ti dokumenter per innsynskrav.

Difi følger utviklingen nøye. Vi vil vurdere tiltak fortløpende om situasjonen endrer seg.

Spørsmål og svar

Hva er OEP, og hvem kan bruke den?

Offentlig elektronisk postjournal er en felles publiseringstjeneste for statlige virksomheters postjournaler. Les mer under Om OEP. Alle har adgang til å søke etter informasjon i denne databasen og bestille innsyn i den informasjonen de finner interessant.

Hva er formålet med OEP, og hvem står bak?

OEP er et ledd i regjeringens arbeid for å fremme åpenhet og demokrati i forvaltningen. Les mer under Om OEP.

Hva er en postjournal?

En postjournal er en oversikt over inn- og utgående post. Alle offentlige virksomheter fører postjournal etter et bestemt regelverk.

Hva finner jeg i OEP?

Dokumenter som sendes inn og ut fra et organ, skal alltid framgå av den offentlige journalen. I en del journaler er det i tillegg oppført interne notater. Dette er notater som ikke er sendt ut fra eller inn til organet.

Hva finner jeg ikke i OEP?

Den enkelte virksomhet kan journalføre visse dokumenter slik at de ikke fremkommer i den offentlige journalen, se offenlighetsloven § 4 og forskrift om offentlege arkiv § 2-6.  Du kan likevel bestille innsyn i dokumenter som ikke står oppført i journalen. Kontakt da den virksomheten som er ansvarlig for saken du ønsker innsyn i, for å be om innsyn i hele saken. Du finner kontaktinformasjon til riktig virksomhet ved å klikke på dokumenttittelen etter å ha søkt fram den aktuelle saken eller dokumentet.

Hvem er ansvarlig for OEP?

Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er forvaltnings- og administrasjonsansvarlig for tjenesten og løsningen, på vegne av Fornyings- og administrasjonsdepartementet som eier tjenesten. Selve innholdet i OEP (saks- og dokumentsinformasjonen) blir publisert av departementene og de statlige etatene som eier postjournalene. Du finner en liste over hvilke virksomheter som publiserer til OEP her.

Hvem er ansvarlig for innholdet i OEP?

Den enkelte virksomheten som publiserer sin postjournal til OEP, har ansvar for føringen av journalen. Dette omfatter også ansvar for at taushetsbelagt informasjon eller informasjon som regnes som sensitiv ikke skal gjøres allment tilgjengelig. Difi har ansvar for at de mottatte journalene blir gjengitt korrekt, og for at innholdet blir gjort tilgjengelig for søk sammen med andre journaler.

Hvorfor er noen saker og dokumenter unntatt offentlighet?

I virksomhetenes journaler kan det finnes opplysninger som er beskyttet av lovpålagt taushetsplikt, eller som kan eller skal unntas offentlighet i medhold av lov. Da plikter virksomheten å hindre at andre får adgang eller kjennskap til disse opplysningene når journalen publiseres. Hele eller deler av saks- og dokumentsopplysningene kan derfor være skjult i den offentlige journalen som publiseres. Virksomheten som eier journalen, skal i slike tilfeller opplyse om unntakshjemmel.  Unntakshjemmelen angir hvorfor informasjonen er skjult. At et dokument er unntatt offentlighet, er ikke til hinder for at du kan bestille innsyn i dokumentet. Virksomheten har plikt til å vurdere meroffentlighet, og taushetsplikten gjelder i utgangspunktet bare for opplysninger og ikke hele dokumenter.

Hvordan er personvernet ivaretatt i OEP?

Den enkelte virksomhet har ansvar for å behandle opplysningene i sin journal i henhold til gjeldende regelverk om taushetsbelagt og sensitiv informasjon før journalen publiseres. Som en del av dette utføres avskjerming av personnavn. Resultatet av dette er at de som søker på personnavn i OEP, kun vil få treff de første 12 månedene etter journaldato for oppføringer som inneholder personnavnet de søkte etter.

Hvem kontakter jeg hvis jeg har spørsmål til opplysninger eller saker som fremgår av OEP?
Hvem er ansvarlig for informasjon om meg i OEP?

Det er den enkelte virksomhet som er ansvarlig for informasjonen som blir publisert til OEP fra dem. Har du spørsmål om enkeltoppføringer eller enkeltsaker, må du ta kontakt med virksomheten som er ansvarlig for den aktuelle saken eller oppføringen. Du finner kontaktinformasjon til riktig virksomhet ved å klikke på dokumenttittelen etter å ha søkt fram den aktuelle saken eller dokumentet.

Kan jeg søke om innsyn på andre måter enn gjennom OEP?

OEP erstatter ikke de ordinære journalene, men er et supplement til disse. Du kan derfor be om innsyn ved blant annet personlig fremmøte eller direkte kontakt med den enkelte virksomheten.

Flere spørsmål om OEP?

Gå til brukerveiledning eller ta kontakt med OEP.